Moduł obsługi spraw i rozliczeń - funkcje dla Użytkownika biznesowego
W tej części dokumentacji zostaną omówione funkcje Modułu dedykowane dla Użytkowników biznesowych, np. armatorów. Głównymi funkcjami w ramach Modułu dla tego konkretnego rodzaju użytkownika są:
- Rejestracja konta podmiotu w celu ewidencji i obsługi działań związanych z działalnością gospodarczą związaną z poruszaniem się po drogach wodnych.
- Złożenie elektronicznej karty przejazdu i deklaracji, na podstawie której ustala się wysokość należności za korzystanie ze śródlądowych dróg wodnych i ich odcinków oraz śluz i pochylni.
- Otrzymanie i opłacenie informacji ustalającej wysokość należności za korzystanie ze śródlądowych dróg wodnych i ich odcinków oraz urządzeń wodnych.
- Złożenie ewentualnych reklamacji dotyczących naliczonej informacji ustalającej wysokość należności za korzystanie ze śródlądowych dróg wodnych i ich odcinków oraz urządzeń wodnych.
Rejestracja konta podmiotu
Aby mógł zaistnieć Użytkownik biznesowy, najpierw musi zostać odpowiednio zarejestrowany w systemie. Rejestracja konta podmiotu jest funkcjonalnością, która występuje jedynie w kontekście osoby fizycznej, zalogowanej wyłącznie przez uwierzytelnienie przez KWIE. Rejestracja konta podmiotu dostępna jest w zakładce ‘Rejestracja konta podmiotu’ dostępnej z poziomu menu po lewej stronie.
Po wejściu w nią system wyświetla formularz rejestracji konta podmiotu.
W formularzu Użytkownik najpierw określa sposób w jaki reprezentuje podmiot oraz umocowanie względem danego rejestrowanego w systemie WIR podmiotu.
Następnie Użytkownik musi wyszukać podmiot w bazie REGON, który chce zarejestrować w systemie. Dokonać tego można przez wpisanie numeru identyfikacyjnego podmiotu, pod którym widnieje w Krajowym Rejestrze Urzędowym Podmiotów Gospodarki Narodowej (numeru REGON) i kliknięcie przycisku ‘Szukaj’ 
.
Po naciśnięciu przycisku ‘Szukaj’ system przeszukuje bazę podmiotów REGON i wyświetla w pozostałych polach dane o podmiocie.
Z bazy REGON pobrany zostanie również adres i wyświetlony w formularzu rejestracji konta podmiotu. Użytkownikowi pozostaje uzupełnić jedynie dane kontaktowe takie jak: adres e-mail oraz numer telefonu. Proces rejestracji konta podmiotu Użytkownik zatwierdza przyciskiem ‘Wyślij’ 
.
W przypadku ewentualnej rezygnacji z utworzenia konta podmiotu, Użytkownik wybiera przycisk ‘Anuluj’ 
.
Edytowanie danych kontaktowych podmiotu
Edytowanie danych podmiotu jest możliwe wyłącznie w kontekście danego konta podmiotu.
Edycja danych konta podmiotu to funkcjonalność dostępna z poziomu zakładki ‘Profil podmiotu’ znajdującej się w menu po lewej stronie. Zmiana danych możliwa jest do wykonania za pomocą przycisku ‘Edytuj’ 
.
Po naciśnięciu przycisku ‘Edytuj’ zostają odblokowane pola do edycji. Z uwagi na fakt integracji z bazą podmiotów REGON, edycji podlegają jedynie dane, dotyczące adresu e-mail oraz numer telefonu.
Po wprowadzonych zmianach Użytkownik wybiera przycisk ‘Zapisz’ 
w celu zachowania zmian.
Przycisk ‘Anuluj’ , Użytkownik wykorzystuje w momencie, gdy chce zrezygnować z wprowadzonych zmian i wyjść z edycji bez zapisu.
Aktualizowanie danych podmiotu za pomocą REGON
Aby zaktualizować dane podmiotu należy wejść w zakładkę ‘Profil podmiotu’, która znajduje się w menu po lewej stronie, a następnie na widoku danych podmiotu skorzystać z przycisku ‘Aktualizuj dane’ 
.
Po naciśnięciu przycisku ‘Aktualizuj dane’ , aplikacja wywołuje pobranie najnowszych danych, dotyczących danego podmiotu z bazy REGON i wyświetla odpowiedni komunikat o treści: UWAGA: Informacje o Podmiocie zostały zaktualizowane. Jeśli dane są niepoprawne skontaktuj się z Administratorem e-Usług WIR.
Aby zamknąć okno modalne Użytkownik, klika przycisk ‘Ok’.
Zapraszanie do konta podmiotu
Zapraszanie do konta podmiotu jest możliwe z poziomu zakładki ‘Użytkownicy podmiotu’ znajdującej się w menu po lewej stronie. Funkcjonalność ta służy do rozrastania się podmiotu w aspekcie posiadanych przez podmiot użytkowników w systemie WIR. Konto podmiotu może współtworzyć każdy inny użytkownik posiadający konto w systemie WIR, koniecznie uwierzytelniony za pomocą KWIE. Użytkownicy, którzy zaakceptują zaproszenie do danej firmy w MOR mogą w jej kontekście, w związku z wykonywanymi przez nich obowiązkami, realizować powierzone im zadania w stosunku do Państwowego Gospodarstwa Wodnego Wody Polskie. Obowiązkami mogącymi być zrealizowanymi za pomocą Modułu obsługi spraw i rozliczeń są, m.in. składanie kart przejazdu, wysyłka deklaracji czy dokonywanie płatności za wystawione informacje o wysokości należności. Należy jednak mieć na uwadze, że dostępne funkcjonalności w MOR uzależnione są od nadanej danemu użytkownikowi roli do pracy w ramach danego podmiotu. Proces zmiany ról w kontekście danego podmiotu został szczegółowo opisany w rozdziale Zmienianie roli Użytkownika w podmiocie.
Po wybraniu zakładki ‘Użytkownicy podmiotu’ system wyświetla listę osób przynależących do danego podmiotu z przypisanymi rolami.
Aby zaprosić nowego użytkownika do pracy w ramach danego podmiotu należy skorzystać z przycisku ‘Zaproś’ 
tuż nad listą Użytkowników.
Po jego naciśnięciu wyświetla się formularz zapraszania nowego Użytkownika z wymaganymi polami:
- Nazwa Użytkownika – login użytkownika podawany w momencie rejestracji konta przy pomocy uwierzytelnienia przez KWIE (‘Nazwa użytkownika’ podawana w formularzu ‘Rejestracja Użytkownika’ w rozdziale Rejestracja konta z uwierzytelnieniem KWIE).
- Rola – jedna z trzech dostępnych ról w aplikacji: ‘Administrator podmiotu’, ‘Pracownik zarządzający’ lub ‘Pracownik merytoryczny’. oraz z dostępnymi akcjami ‘Anuluj’ i ‘Wyślij zaproszenie’
.
Po uzupełnieniu wymaganych danych oraz zatwierdzeniu przyciskiem ‘Wyślij zaproszenie’ , System wysyła maila oraz powiadomienie o zaproszeniu do podmiotu, a na liście pojawia się zaproszony Użytkownik wraz ze statusem ‘Zaproszony’.
Po przyjęciu zaproszenia przez Użytkownika (szczegółowe informacje na temat dołączania do podmiotu przedstawiono w rozdziale Dołączanie do konta podmiotu) jego status ulega zmianie na ‘Aktywny’, a w tabeli pojawiają się pełne informacje o Użytkowniku, tj. jego imię i nazwisko.
Dołączanie do konta podmiotu
Aby dołączyć do konta podmiotu musimy otrzymać stosowne zaproszenie. Proces jest inicjowany przez administratora danego podmiotu (rola: Administrator podmiotu w danej organizacji). Osoba zaproszona dostaje wiadomość e-mail z informacją o zaproszeniu do podmiotu jak również powiadomienie bezpośrednio na skrzynkę w MOR. Aby zaakceptować zaproszenie należy uruchomić Moduł obsługi spraw i rozliczeń w systemie WIR i potwierdzić zaproszenie (wysłać decyzję akceptującą), zgodnie z instrukcją podaną w wiadomości e-mail.
W celu odczytania wiadomości w MOR, należy wybrać kontekst osoby fizycznej (wybór kontekstu przedstawiono w rozdziale Uruchamianie i zmiana kontekstu Użytkownika) a następnie z menu bocznego umieszczonego po lewej stronie wybrać pozycję ‘Skrzynka’. System domyślnie otwiera zakładkę ‘Odebrane’, gdzie pogrubioną czcionką zaznaczona jest wiadomość do tej pory nieodczytana.
Po odczytaniu wiadomości, System prezentuje jej treść z prawej strony ekranu, gdzie Użytkownik podejmuje decyzję o przyjęciu (zaznaczenie opcji ‘Akceptuj’) lub odrzuceniu (zaznaczenie opcji ‘Odrzuć’) zaproszenia. Domyślnie zaznaczona jest opcja ‘Akceptuj’ i jeżeli Użytkownik podtrzymuje tę decyzję, wówczas wybiera przycisk ‘Wyślij decyzję’ 
. Kliknięcie przycisku sprawia, że od tego momentu po odświeżeniu aplikacji, dany Użytkownik posiada możliwość wyboru kontekstu pracy w ramach podmiotu do którego przed chwilą dołączył.
Po wysłaniu wiadomości za pomocą przyciski ‘Wyślij decyzję’ , w skrzynce MOR w zakładce ‘Wysłane’ zapisuje się wysłana do administratora podmiotu decyzja.
W celu chęci podglądu wiadomości Użytkownik może kliknąć na dany rekord w tabeli dot. konkretnego powiadomienia. Wówczas z prawej strony ekranu pojawią się szczegóły wiadomości.
Zmienianie roli Użytkownika w podmiocie
Do zmiany roli Użytkownika w podmiocie jest upoważniony jedynie użytkownik posiadający rolę: ‘Administrator podmiotu’. Aby dokonać zmiany roli należy kliknąć w pozycję ‘Użytkownicy podmiotu’ znajdującą się w menu bocznym znajdującym się po lewej stronie. Następnie trzeba kliknąć na rekord Użytkownika znajdującego się w tabeli użytkowników podmiotu, któremu zmienia się rolę funkcjonowania w danym podmiocie. Wówczas System rozwija listę dostępnych ról do przydzielenia Użytkownikowi.
Użytkownik chcąc zmienić konkretnemu Użytkownikowi rolę wybiera jedną z dwóch pozostałych ról i klika przycisk ‘Zapisz’ .
W przypadku zmiany roli z ‘Administrator podmiotu’ na jakąkolwiek inną rolę, system wyświetla komunikat z przyciskami ‘Potwierdź’ 
oraz ‘Anuluj’ . Przycisk ‘Potwierdź’ służy do zaakceptowania operacji.
W przypadku zmiany decyzji i chęci pozostawienia aktualnej roli przypisanej do danego Użytkownika należy wybrać przycisk ‘Anuluj’ . Zaakceptowanie operacji za pomocą przycisku ‘Potwierdź’ powoduje zmianę roli przypisanej do danego Użytkownika co widoczne jest w tabeli użytkowników podmiotu.
Po operacji zmiany roli Użytkownik, którego dotyczy zmiana, otrzymuje e-mail z informacją o zmianie roli.
Usuwanie Użytkownika z podmiotu
Usuwanie konta podmiotu jest możliwe jedynie przez Użytkownika o roli: ‘Administrator podmiotu’, będąc w kontekście podmiotu. Usunięcia Użytkownika z podmiotu można dokonać jedynie, gdy posiadać on jedną z dwóch ról w ramach tego podmiotu:
- ‘Pracownik zarządzający’.
- ‘Pracownik merytoryczny’. Użytkownik o roli: ‘Administrator podmiotu’ nie może zostać usunięty z podmiotu, ze względu na pełnioną najwyższą funkcję w ramach podmiotu. W celu ominięcia tej blokady, należy najpierw ograniczyć mu rolę (przypisać zgodnie z rozdziałem 0 jedną z ról umożliwiających usunięcie, a mianowicie ‘Pracownik zarządzający’ lub ‘Pracownik merytoryczny’), a następnie dopiero podjąć próbę usunięcia takiego Użytkownika. Usunięcie Użytkownika następuje na skutek kliknięcia akcji ‘Usuń’
przy danym Użytkowniku w tabeli.
Naciśnięcie akcji ‘Usuń’ wywołuje okno modalne z informacją o wyzwolonym procesie usuwania Użytkownika z przynależności do danego podmiotu. Aby potwierdzić należy kliknąć przycisk ‘Zatwierdź’ 
.
W przypadku zmiany decyzji i chęci pozostawienia dostępu danego Użytkownika do MOR należy wybrać przycisk ‘Anuluj’ .
Potwierdzeniem pomyślnego usunięcia Użytkownika z podmiotu jest brak tego Użytkownika na liście użytkowników podmiotu.
Natomiast sam usuwany Użytkownik z podmiotu dostaje e-mail z informacją o usunięciu go z konta podmiotu.
W tym samym czasie na skrzynkę MOR systemu WIR Użytkownik dostaje powiadomienie o usunięciu z konta podmiotu.
W celu chęci podglądu wiadomości Użytkownik może kliknąć na dany rekord w tabeli dot. konkretnego powiadomienia, wówczas z prawej strony ekranu pojawią się szczegóły wiadomości.
Wprowadzanie obiektu pływającego do Systemu
Obiekty pływające wprowadzane są do Systemu na potrzeby wygenerowania kart przejazdu, jak również na potrzeby ręcznego wprowadzania deklaracji. Wszyscy użytkownicy w danym podmiocie posiadają uprawnienia do zdefiniowania nowego obiektu pływającego. Zdefiniowane obiekty pływające w ramach konkretnego podmiotu są widoczne przez wszystkich Użytkowników należących do tego podmiotu. Wprowadzenie obiektu pływającego do Systemu rozpoczyna się od wyboru pozycji ‘Kartoteki‘ w menu bocznym po lewej stronie. Po uruchomieniu kartotek, System domyślnie wyświetla kartotekę złożonych kart przejazdu danego podmiotu. Natomiast samo definiowanie obiektów pływających odbywa się w zakładce ‘Obiekty pływające’.
Po uruchomieniu kartoteki obiektów pływających w celu dodania nowego obiektu pływającego należy kliknąć przycisk ‘Dodaj’ 
znajdujący się nad tabelą.
Naciśnięcie przycisku ‘Dodaj’ spowoduje wywołanie okna modalnego o nazwie ‘Dodawanie obiektu pływającego’, w którym należy określić rodzaj obiektu pływającego (dostępne rodzaje obiektu pływającego: barka z własnym napędem, barka holowana, barka pchana, holownik, pchacz, statek pasażerski służący do przewozu więcej niż 12 osób, zestaw pchany, zestaw holowany, tratwa) oraz jego identyfikator (systemową nazwę obiektu pływającego pod którą będzie on dostępny na liście).
W wyświetlonym oknie modalnym należy wprowadzić dane i kliknąć przycisk ‘Wybierz’ 
aby przejść dalej lub ‘Anuluj’ w przypadku rezygnacji z wprowadzania nowego obiektu pływającego. Następnie system przenosi Użytkownika do formularza opisującego parametry konkretnego obiektu pływającego (w zależności od rodzaju obiektu pływającego). W każdym wyświetlonym formularzu, niezależnie od rodzaju obiektu pływającego, wszystkie parametry są obowiązkowe do wypełnienia. Po uzupełnieniu wszystkich pól Użytkownik zapisuje nowy obiekt pływający korzystając z przycisku ‘Zapisz’ lub ‘Anuluj’ w przypadku rezygnacji z zapisu.
Po dokonanym zapisie nowego obiektu pływającego pojawia się na liście obiektów pływających, gdzie użytkownik ma możliwość jego ewentualnej edycji bądź usunięcia.
Wprowadzanie trasy do systemu
Trasy wprowadzane są do Systemu na potrzeby wygenerowania kart przejazdu, jak również na potrzeby ręcznego wprowadzania deklaracji. Wszyscy użytkownicy w danym podmiocie posiadają uprawnienia do zdefiniowania nowej trasy. Zdefiniowane trasy w ramach konkretnego podmiotu są widoczne przez wszystkich Użytkowników należących do tego podmiotu. Wprowadzenie trasy do Systemu rozpoczyna się od wyboru pozycji ‘Kartoteki ‘ w menu bocznym po lewej stronie. Po uruchomieniu kartotek, System domyślnie wyświetla kartotekę złożonych kart przejazdu danego podmiotu. Natomiast samo definiowanie tras odbywa się w zakładce ‘Zapisane trasy’.
Po uruchomieniu kartoteki zapisanych tras w celu dodania nowej trasy należy kliknąć przycisk ‘Dodaj’ znajdujący się nad tabelą.
Naciśnięcie przycisku ‘Dodaj’ spowoduje wywołanie okna modalnego o nazwie ‘Dodawanie trasy’, w którym należy określić jeden z zapisanych obiektów pływających.
W wyświetlonym oknie modalnym należy wybrać obiekt pływający i kliknąć przycisk ‘Wyznacz’ 
aby przejść dalej lub ‘Anuluj’ w przypadku rezygnacji z wprowadzania nowej trasy. Następnie system przenosi Użytkownika do okna mapy w którym może on zdefiniować nową trasę.
Proces wyszukiwania trasy polega na wprowadzeniu punktu początkowego i końcowego oraz wyszukaniu trasy, analogicznie jak opisano to w rozdziale Moduł Planowania tras – Użytkownik biznesowy. Po wyznaczeniu właściwej trasy, Użytkownik w celu jej zapisania klika przycisk ‘Zapisz i zamknij’ 
. System wówczas wywołuje okno modalne, w którym Użytkownik wprowadza nazwę trasy. Po jej wpisaniu zatwierdza zapis korzystając z przycisku ‘Zapisz’ 
.
Zapisanie nazwy trasy kończy proces dodawania nowej trasy i przenosi Użytkownika do widoku tabeli z trasami, w którym pojawia się nowa zdefiniowana trasa.
Złożenie karty przejazdu
Karty przejazdu wprowadzane są do Systemu na potrzeby ewidencjonowania przejazdów Użytkownika biznesowego. Wszyscy użytkownicy w danym podmiocie posiadają uprawnienia do wprowadzania kart przejazdu. Karty przejazdu w ramach konkretnego podmiotu są widoczne przez wszystkich Użytkowników należących do tego podmiotu. Wprowadzanie kart przejazdu do Systemu rozpoczyna się od wyboru pozycji ‘Formularze‘ w menu bocznym po lewej stronie. Po uruchomieniu formularzy, System domyślnie wyświetla zakładkę z nowymi możliwymi dokumentami do złożenia (karta przejazdu towarowa i pasażerska oraz deklaracja). Wśród nowych dokumentów widoczne są dostępne dwa rodzaje kart przejazdu:
- Karta przejazdu dla statków towarowych, zestawów, obiektów pływających, dla spławu drewna.
- Karta przejazdu dla statków pasażerskich, wycieczkowych i statków niebędących małymi statkami (statków o nośności powyżej 15 ton lub służących do przewozu więcej niż 12 pasażerów). Po wybraniu karty przejazdu i przycisku ‘Wypełnij’
otwiera się odpowiedni formularz karty przejazdu.
W etapie ’DANE ARMATORA’ dane zostaną pobrane automatycznie z kontekstu Użytkownika. Aby przejść do kolejnego etapu wybieramy przycisk ‘Dalej’ 
.
W kolejnym etapie ’DANE OBIEKTU PŁYWAJĄCEGO’ podawany jest obiekt pływający, którym w ramach danej karty przejazdu będzie poruszał się Armator, przez wybranie go z listy lub zdefiniowanie całkiem nowego obiektu pływającego za pomocą przycisku ‘Dodaj’ (proces definiowania obiektu pływającego został opisany w rozdziale Wprowadzanie obiektu pływającego do Systemu).
W przypadku wyboru rodzaju obiektu pływającego: barka z własnym napędem, zestaw pchany, zestaw holowany i tratwa, Użytkownik uzupełnia pozostałe pola obowiązkowe, tj. ‘Masa przewożonego towaru’ oraz ‘Nazwa przewożonego towaru’. Aby uzupełnić kolejne informacje należy wybrać przycisk ‘Dalej’ .
W kolejnym etapie ’DANE TRASY’ podawana jest trasa, którą w ramach danej karty przejazdu będzie poruszał się Armator, przez wybranie jej z listy lub zdefiniowanie całkiem nowej trasy za pomocą przycisku ‘Dodaj’ (proces definiowania trasy został opisany w rozdziale Wprowadzanie trasy do systemu).
Po wskazaniu trasy należy ustalić datę rozpoczęcia przejazdu. System automatycznie wstawia datę dzisiejszą natomiast Użytkownik ma możliwość jej zmiany na datę z przyszłości (dzień w którym będzie planował przejazd). Aby uzupełnić kolejne informacje należy wybrać przycisk ‘Dalej’ .
Ostatnim etapem wypełniania karty przejazdu jest ‘PODSUMOWANIE’. W tym miejscu generowany jest podgląd dokumentu, który można sprawdzić pod kątem poprawności. W przypadku potrzeby dokonania poprawek Użytkownik może zmienić wypełnianie uprzednio dane w którymkolwiek etapie formularza za pomocą przycisku ‘Wróć’ 
. Aby zapisać kartę przejazdu należy nacisnąć przycisk ‘Zapisz’ .
Po zapisaniu karty przejazdu za pomocą przycisku ‘Zapisz’ zostanie wyświetlone odpowiedni komunikat, który Użytkownik musi potwierdzić klikając przycisk ‘Ok’ 
.
Po potwierdzeniu komunikatu, System przenosi Użytkownika do widoku tabeli z zapisanymi kartami przejazdu, w którym pojawia się nowa karta przejazdu. Dodatkowo, nowo dodana karta przejazdu będzie przekazana do pracownika PGW WP (śluzowego) w celu potwierdzenia jej na danym obiekcie hydrotechnicznym w trakcie przeprowadzanego przez niego śluzowania.
Przeglądanie złożonych kart przejazdu
Przeglądanie złożonych kart to funkcjonalność podglądu wszystkich kart przejazdu złożonych przez dany podmiot (tych potwierdzonych jak również niepotwierdzonych przez śluzowanych). Podgląd kart przejazdu realizowany jest przez zakładkę ‘Kartoteki’ znajdującej się w menu głównym po lewej stronie. Po wejściu w zakładkę, System domyślnie prezentuje widok zapisanych kart przejazdu za pomocą zakładki ‘Karty przejazdu’.
Użytkownik wybiera interesującą go kartę przejazdu i klika akcję ‘Podgląd’ 
celem obejrzenia szczegółów karty przejazdu.
Po obejrzeniu karty przejazdu, Użytkownik klika przycisk ‘Zamknij’, co spowoduje zamknięcie podglądu karty przejazdu i wyświetlenie tabeli z kartami przejazdu.
Złożenie deklaracji
Na podstawie Rozporządzenia Ministra Gospodarki Morskiej i Żeglugi Śródlądowej w sprawie należności za korzystanie ze śródlądowych dróg wodnych i ich odcinków oraz śluz i pochylni, Armatorzy mają obowiązek składania deklaracji, na podstawie której ustala się wysokość należności za korzystanie ze śródlądowych dróg wodnych i ich odcinków oraz śluz i pochylni. Deklaracje są składane za cały miesiąc w którym dokonywane były przejazdy śródlądowymi drogami wodnymi. W przypadku, gdy Armator pływał po terytorium kilku jednostek Zarządów Zlewni wówczas musi złożyć odpowiednią deklarację do każdego z nich z osobna. W Module obsługi spraw i rozliczeń Użytkownicy (w zależności od roli w podmiocie) mają możliwość złożenia elektronicznej wersji takiej deklaracji. Deklaracje mogą być składane przez użytkowników posiadających rolę: Administrator podmiotu lub Pracownik zarządzający. Wprowadzanie deklaracji do Systemu rozpoczyna się od wyboru pozycji ‘Formularze‘ w menu bocznym po lewej stronie. Po uruchomieniu formularzy, System domyślnie wyświetla zakładkę z nowymi możliwymi dokumentami do złożenia (karta przejazdu towarowa i pasażerska oraz deklaracja). Wśród nowych dokumentów widoczna jest deklaracja na podstawie której ustala się wysokość należności za korzystanie ze śródlądowych dróg wodnych i ich odcinków oraz śluz i pochylni.
Po kliknięciu przy deklaracji przycisku ‘Wypełnij’ otwiera się odpowiedni formularz wraz z oknem modalnym ‘WYBIERZ KARTY PRZEJAZDU’, służącym do wyboru kart przejazdu, z których dane posłużą do wygenerowania deklaracji.
W oknie ‘WYBIERZ KARTY PRZEJAZDU’, Użytkownik określa zakres czasowy za który będzie generował dokument w polach ‘Rok’ i ‘Miesiąc’. System w odpowiedzi na dokonany wybór Użytkownika do pola ‘Organ przyjmujący dokument’ zaczyta jedynie te Zarządy Zlewni, dla których we wskazanym zakresie czasowym były złożone karty przejazdu i zostały one potwierdzone przez pracowników PGW WP. W związku z tym w polu ‘Organ przyjmujący dokument’, Użytkownik wskazuje Zarząd Zlewni, do którego kierowany będzie dokument. W przypadku chęci złożenia deklaracji do Zarządu Zlewni dla których dany Armator nie ma zapisanych oraz potwierdzonych kart przejazdu w systemie należy odznaczyć checkbox ‘Pokazuj tylko Zarządy Zlewni dla których istnieją karty przejazdu’. Wówczas system wylistuje wszystkie Zarządy Zlewni. Po wypełnieniu list: ‘Rok’, ‘Miesiąc’ i ‘Organ przyjmujący dokument’, System wyświetla karty przejazdu mogące posłużyć do wygenerowania danych. W przypadku wyboru Zarządu Zlewni przez terytorium którego nie prowadziła trasa w żadnej potwierdzonej karty przejazdu, System nie wyświetli żadnych kart przejazdu (lista kart przejazdu będzie pusta). Po zakończeniu tych czynności Użytkownik generuje deklarację za pomocą przycisku ‘Generuj deklarację’ 
.
System przenosi Użytkownika do właściwego okna formularza deklaracji. W pierwszym etapie wypełniania formularza ‘DANE JEDNOSTKI PRZYJMUJĄCEJ’ są automatycznie uzupełniane przez aplikację na podstawie dokonanego wcześniej wyboru organu przyjmującego dokument, do którego składana jest deklaracja. Aby przejść do kolejnego etapu Użytkownik korzysta z przycisku ‘Dalej’ .
W kolejnym etapie wypełniania formularza ‘DANE JEDNOSTKI SKŁADAJĄCEJ’ są automatycznie uzupełniane przez aplikację na podstawie kontekstu podmiotu w ramach którego składana jest deklaracja. Aby przejść do kolejnego etapu Użytkownik korzysta z przycisku ‘Dalej’ .
System przenosi Użytkownika do kolejnego etapu jakim jest CZĘŚĆ DEKLARACJI A (zawierająca dane dot. przejazdów towarowych, w tym kart przejazdu dla statków towarowych, zestawów, obiektów pływających, dla spławu drewna), która uzupełniana jest na podstawie wybranych danych z listy w oknie modalnym prezentowanym przy otwarciu formularza deklaracji. Jeśli dane są wystarczające Użytkownik kontynuuje pracę naciskając przycisk ‘Dalej’ . W przypadku chęci/konieczności zawarcia nowej pozycji w deklaracji (niepochodzącej z wygenerowanych danych, których źródłem jest karta przejazdu), Użytkownik musi skorzystać z przycisku ‘Dodaj przejazd’ 
.
W nowo otwartym oknie ‘Część deklaracji A - szczegóły przejazdu’ należy uzupełnić 3 sekcje: ‘Dane obiektu pływającego’, ‘Dane trasy’ oraz ’Dane przejazdu’. W sekcji ‘Dane obiektu pływającego’, Użytkownik wybiera obiekt pływający z listy lub dokonuje wprowadzenia nowego obiektu pływającego wykorzystując przycisk ‘Dodaj’ , zgodnie z opisem od momentu wyświetlenia okna modalnego z wyborem rodzaju i identyfikatora obiektu pływającego z rozdziałuWprowadzanie obiektu pływającego do Systemu.
W sekcji ‘Dane trasy’, Użytkownik wybiera trasę z listy lub dokonuje wprowadzenia nowej trasy wykorzystując przycisk ‘Dodaj’ , zgodnie z opisem od momentu wyświetlenia okna z możliwością dodania trasy w rozdziale Wprowadzanie trasy do systemu.
W sekcji ‘Dane przejazdu’, Użytkownik uzupełnia obowiązkowe pola: ‘Masa towaru’ (brak pola w przypadku rodzaju obiektu pływającego typu holownik i pchacz), ’Liczba śluzowań 7:00-19:00’ oraz ’Liczba śluzowań 19:00-7:00’. W polach ’Liczba śluzowań 7:00-19:00’ oraz ’Liczba śluzowań 19:00-7:00’, Użytkownik ma za zadanie rozłożyć odpowiednio liczbę wszystkich śluzowań wynikających ze wskazanej uprzednio trasy zgodnie z rzeczywistą sytuacją jaka miała miejsce w dniu przejazdu.
Po uzupełnieniu danych we wszystkich sekcjach Użytkownik zapisuje przejazd za pomocą przycisku ‘Dodaj’ 
. W przypadku rezygnacji z wprowadzanego przejazdu do deklaracji Użytkownik klika przycisk ‘Anuluj’ .
Podobnie dzieje się w etapie ‘CZĘŚĆ DEKLARACJI B’ (zawierającej dane dot. karta przejazdu dla statków pasażerskich, wycieczkowych i statków niebędących małymi statkami (statków o nośności powyżej 15 ton lub służących do przewozu więcej niż 12 pasażerów)), która również uzupełniana jest na podstawie wybranych danych z listy w oknie modalnym prezentowanym przy otwarciu formularza deklaracji. Jeśli Użytkownik chce dodać przejazd do tej części również korzysta z przycisku ‘Dodaj przejazd’ . Przycisk uruchamia analogiczny formularz ‘Część deklaracji B - szczegóły przejazdu’, który uzupełnia się analogicznie jak odpowiadający mu formularz ‘Część deklaracji A - szczegóły przejazdu’. Jedyną różnicą jest sekcja ‘Dane przejazdu’ w której jest pole 'Liczba rejsów w dniu pływania’ zamiast ‘Masa towaru’ automatycznie wypełnione wartością 1. Aby przejść do kolejnego etapu wybieramy przycisk ‘Dalej’. Po uzupełnieniu danych we wszystkich sekcjach Użytkownik zapisuje przejazd za pomocą przycisku ‘Dodaj’ . W przypadku rezygnacji z wprowadzanego przejazdu do deklaracji Użytkownik klika przycisk ‘Anuluj’ .
W kolejnym etapie, Użytkownik przechodzi do zakładki ‘OSOBA WYPEŁNIAJĄCA FORMULARZ’, System wczytuje miejscowość rejestracji siedziby firmy. Użytkownik ma możliwość wprowadzenia zmiany.
Dodatkowo Użytkownik w tym etapie wskazuje w jaki sposób reprezentuje podmiot. W przypadku wyboru sposobu reprezentacji jako pełnomocnik podmiotu, Użytkownik musi dostarczyć w formie elektronicznej wgrywając do systemu pełnomocnictwo oraz kopię opłaty za pełnomocnictwo (jeżeli Użytkownik nie jest zwolniony z opłaty skarbowej na podstawie Ustawy o opłacie skarbowej z dnia 16 listopada 2006 r. (Dz.U.2020 poz.1546)).
Następnym etapem jest ‘PODSUMOWANIE’ z wygenerowaniem podglądu do pliku .pdf. W przypadku chęci dokonania poprawek Użytkownik może zmienić wypełnianie uprzednio dane w którymkolwiek etapie formularza za pomocą przycisku ‘Wróć’ . W przypadku prawidłowych danych możemy przejść do podpisu deklaracji i w tym celu wybieramy przycisk ‘Podpisz’ 
.
Po kliknięciu na przycisk ‘Podpisz’ wywoływane jest okno modalne w którym Użytkownik określa metodę podpisania dokumentu. W aplikacji dostępne są 2 metody podpisu dokumentu: profil kwalifikowany oraz profil zaufany. Podpis dokumentu za pomocą pierwszej metody, tj. podpisu kwalifikowanego wygląda następująco.
W tym rodzaju podpisu, System udostępnia możliwość pobrania dokumentu za pomocą przycisku ‘Pobierz dokument’ 
. Użytkownik w celu wykonania podpisu pobiera dokument na dysk swojego urządzenia, podpisuje go przez zewnętrzny kwalifikowany podpis elektroniczny a następnie załącza podpisany dokument za pomocą przycisku ‘Wybierz pliki’ 
i taki dokument wysyła klikając przycisk ‘Wyślij’ 
.
Jeśli wybrana zostanie druga metoda, tj. profil zaufany, wówczas system przenosi podpisującego do profilu zaufanego.
Na stronie rządowej (login.gov.pl), Użytkownik jest prowadzony krok po kroku przez proces podpisywania dokumentu, gdzie m.in. musi potwierdzić za pomocą kodu sms chęć złożenia podpisu. Po złożeniu podpisu i zaakceptowaniu tego faktu, Użytkownik powraca do Modułu obsługi spraw i rozliczeń. W MOR, Użytkownikowi prezentowany jest podgląd dokumentu tym razem ze złożonym już podpisem elektronicznym, który można wysłać klikając przycisk ‘Wyślij’ .
Niezależnie od wybranego sposobu podpisu dokumentu, proces składania deklaracji kończy się wraz z kliknięciem przycisku ‘Wyślij’ oraz wyświetleniem okna modalnego z komunikatem o prawidłowym przesłaniu dokumentu. Aby zamknąć okno, Użytkownik klika przycisk ‘Ok’ a System przenosi go do kartotek deklaracji, w której można zobaczyć podpisaną i wysłaną przed chwilą deklarację.
W tym samym czasie Użytkownik otrzymuje z systemu wiadomość e-mail: Urzędowe Poświadczenie Przedłożenia MOR, które jest dowodem przesłania dokumentu do odpowiedniej jednostki PGW WP.
Przeglądanie złożonych deklaracji
Przeglądanie złożonych deklaracji to funkcjonalność podglądu wszystkich deklaracji złożonych przez dany podmiot. Podgląd deklaracji realizowany jest przez zakładkę ‘Kartoteki’ znajdującej się w menu głównym po lewej stronie. Po wejściu w zakładkę, System domyślnie prezentuje widok zapisanych kart przejazdu za pomocą zakładki ‘Karty przejazdu’, wobec tego Użytkownik musi kliknąć na kolejną zakładkę jaką jest zakładka ‘Deklaracje’.
Użytkownik wybiera interesującą go deklarację i klika akcję ‘Podgląd’ celem obejrzenia szczegółów deklaracji (podglądu pliku pdf). System uruchamia podgląd deklaracji w nowej zakładce przeglądarki.
Po obejrzeniu deklaracji, Użytkownik chcąc wyjść z podglądu zamyka zakładkę przeglądarki i dalej znajduje się w kartotece złożonych deklaracji.
Zapisywanie wersji roboczych formularza
Wersje robocze formularzy jest to funkcjonalność dostępna z poziomu formularzy (kart przejazdu oraz deklaracji). Wersje robocze to dokumenty niedokończone, do których Użytkownik chce wrócić w późniejszym czasie, żeby dokończyć ich uzupełnienie. Zapis wersji roboczej dowolnego dokumentu realizowany jest przez zakładkę ‘Formularze’ znajdującej się w menu głównym po lewej stronie. Po wejściu w zakładkę, System domyślnie prezentuje widok zapisanych kart przejazdu za pomocą zakładki ‘Nowy dokument’. Użytkownik wskazuje dowolny dokument spośród dostępnych, np. deklarację i klika przycisk ‘Wypełnij’ .
System otwiera wybrany formularz, gdzie Użytkownik przechodzi przez poszczególne etapy. Na każdym możliwym etapie dostępne są opcje dodatkowe, które służą zapisowi wersji roboczej dokumentu bądź jego anulowaniu.
Po kliknięciu na opcje dodatkowe Użytkownik ma możliwość wyboru opcji ‘Zapisz wersję roboczą’ lub ‘Anuluj’.
Po wyborze opcji ‘Zapisz wersję roboczą’, Użytkownik dostaje komunikat o miejscu gdzie zostanie zapisany dokument (zakładka ‘Dokumenty robocze’). W oknie ‘Zapisywanie wersji roboczej’ Użytkownik klika przycisk ‘Zapisz’, aby potwierdzić chęć zapisu i zamknąć okno.
Po wykonanej akcji przez Użytkownika, System zamyka formularz i przenosi go do zakładki ‘Dokumenty robocze’, gdzie przed chwilą została zapisana wersja robocza dokumentu.
Odebranie wystawionej informacji o wysokości należności
Informacja ustalająca wysokość należności za korzystanie ze śródlądowych dróg wodnych i ich odcinków oraz urządzeń wodnych (w skrócie: informacja o wysokości należności) to dokument wystawiany przez pracownika PGW WP. Dokument ten, na podstawie art. 310 ust. 5 ustawy z dnia 20 lipca 2017 r. Prawo wodne (tj. Dz.U. z 2021 r. poz. 2233 t.j. ze zm.) w związku z art. 310 ust. 4 dotyczącym korzystania ze śródlądowych dróg wodnych i ich odcinków oraz urządzeń wodnych stanowiących własność Skarbu Państwa, usytuowanych na śródlądowych wodach powierzchniowych ustala wysokość należności za:
- Korzystanie ze śluz lub pochylni
- Żeglugę pustych statków towarowych
- Transport towarów (rozliczany jak za żeglugę pustym statkiem lub wg. stawki za transport)
- Przewóz statkami pasażerskimi oraz wycieczkowymi
- Holowanie lub spław drewna
Wiadomość o wystawionym dokumencie przez pracownika PGW WP jest przechowywana w systemie w zakładce ‘Skrzynka’ znajdującej się w menu głównym po lewej stronie. Po wejściu w zakładkę domyślnie prezentowane są odebrane wiadomości. W celu odczytania tej wiadomości, Użytkownik wskazuje wiadomość, a System po prawej stronie ekranu wyświetla jej szczegóły. Następnie Użytkownik podpisuje Urzędowe Poświadczenie Doręczenia (UPD) za pomocą podpisu elektronicznego przez przycisk ‘Podpisz’ (proces podpisywania wiadomości za pomocą dwóch metod został opisany w rozdziale Złożenie deklaracji).
Po poprawnym podpisaniu UPD przez Użytkownika, System prezentuje listę odebranych wiadomości.
Aby odczytać właściwą wiadomość a mianowicie informację o wysokości należności, Użytkownik wskazuje ją w wiadomościach odebranych przez kliknięcie a System po prawej stronie ekranu wyświetla szczegóły wybranej wiadomości.
Przeglądanie spraw
Sprawy (w skład których wchodzą takie dokumenty jak deklaracje oraz informacje o wysokości należności), dotyczące rozliczeń z tytułu korzystania ze śródlądowych dróg wodnych i ich odcinków oraz urządzeń wodnych danego podmiotu, prezentowane są w zakładce ‘Moje sprawy’, znajdującej się w menu głównym po lewej stronie. Zakładka prezentuje listę wszystkich spraw zalogowanego Użytkownika z uwzględnieniem wybranego kontekstu, tj. kontekstu podmiotu.
W celu podglądu danej sprawy należy odnaleźć ją w tabeli i kliknąć na odpowiedni rekord z tabeli. System zareaguje wyświetleniem szczegółów wybranej sprawy.
W podglądzie danej sprawy Użytkownik ma dostęp do wszystkich dokumentów wysłanych i odebranych w ramach danej sprawy. Użytkownik za sprawą akcji ‘Pobierz’ 
ma możliwość pobrania każdego dokumentu sprawy, natomiast każdy dokument nieposiadający rozszerzenia w formacie XML może zostać podejrzany przy pomocy przeglądarki internetowej za sprawą akcji ‘Podgląd’ .
Opłacenie wystawionej informacji o wysokości należności
Opłacenie wystawionych dokumentów przez Pracowników PGW WP możliwe jest z poziomu zakładki ‘Płatności’ znajdującej się w menu głównym po lewej stronie. Zakładka ta prezentuje listę wszystkich płatności z tytułu korzystania ze śródlądowych dróg wodnych i ich odcinków oraz urządzeń wodnych danego podmiotu. Użytkownicy o rolach: ‘Administrator podmiotu’ oraz ‘Pracownik zarządzający’ pracujący w systemie w ramach kontekstu podmiotu w zakładce ‘Płatności’ mają możliwość dokonania płatności na podstawie wystawionych przez Pracownik PGW WP informacji o wysokości należności.
Każdy rekord nieopłaconej informacja o wysokości należności w tabeli płatności posiada akcję ‘Zapłać’ 
. Klikając przycisk ‘Zapłać’, Użytkownik zostaje przekierowany na stronę operatora płatności, gdzie dokonuje opłaty wyliczonej kwoty, zgodnie z opisem w rozdziale Dokonanie płatności.
Przeglądanie płatności na podstawie wystawionych informacji o wysokości należności
Podgląd wszystkich zarejestrowanych płatności na podstawie wystawionych dokumentów przez Pracowników PGW WP możliwe do wyświetlenia są za pomocą zakładki ‘Płatności’ znajdującej się w menu głównym po lewej stronie. Zakładka ta prezentuje listę wszystkich płatności z tytułu korzystania ze śródlądowych dróg wodnych i ich odcinków oraz urządzeń wodnych danego podmiotu.
Reklamacja wystawionej informacji o wysokości należności
Funkcjonalność Systemu dopuszcza możliwość złożenia reklamacji w przypadku niezgodności pomiędzy naliczeniem z tytułu korzystania ze śródlądowych dróg wodnych i ich odcinków oraz urządzeń wodnych danego podmiotu przez Pracownika PGW WP, a oczekiwaną kwotą do zapłaty przez Armatora. W takim przypadku Użytkownik pracujący w kontekście danego podmiotu może napisać reklamację w sprawie błędnie wystawione informacji o wysokości należności, która może skutkować ewentualną korektą naliczonej kwoty. Ważnym jest fakt, że reklamacja wystawionej informacji o wysokości należności jest możliwa jedynie po odebraniu i podpisaniu UPD dotyczącego tego dokumentu. Funkcjonalność ta dostępna jest tylko, przez okres 14 dni od ww. odebrania i podpisania UPD. W celu zareklamowania wystawionej informacji o wysokości należności, Użytkownik otwiera zakładkę ‘Moje sprawy’ znajdującą się w menu głównym po lewej stronie. Uruchomiona zakładka ‘Moje sprawy’ prezentuje listę wszystkich spraw dot. opłat za korzystanie ze śródlądowych dróg wodnych i ich odcinków oraz urządzeń wodnych w Module obsługi spraw i rozliczeń. Użytkownik odszukuje właściwą sprawę i przez kliknięcie na dany rekord sprawy wyświetla jej szczegóły. W szczegółach danej sprawy prezentowane są wszystkie jej dokumenty składowe w podziale na dokumenty wysłane i odebrane wraz z przyciskiem ‘Napisz reklamację’ 
(o ile nie upłynęło więcej niż 14 dni od odebrania i podpisania UPD).
Kliknięcie przycisku ‘Napisz reklamację’ spowoduje otwarcie przez System pustego formularza reklamacji do konkretnej sprawy. Użytkownik w polu ‘Treść pisma’ wpisuje treść reklamacji a następnie klika przycisk ‘Dalej’ , aby przejść do następnego kroku tworzenia pisma w sprawie.
W kolejnym kroku, Użytkownik ma możliwość dodania załączników w celu udowodnienia swojej racji. Załączniki wgrywane są po uprzednim zaznaczeniu checkboxa ‘Dołączam dokument, który może być istotny w trakcie rozpatrywania składanego wniosku’. W celu przejścia do kolejnego kroku reklamacji, Użytkownik wybiera przycisk ‘Dalej’ .
W kolejnym kroku, System wyświetla podsumowanie stworzonej reklamacji w postaci pliku pdf. W celu wysyłki stworzonej reklamacji, Użytkownik podpisuje dokument za pomocą przycisku ‘Podpisz’ zgodnie z procesem podpisywania dokumentu za pomocą dwóch metod opisanych w rozdziale Złożenie deklaracji.
Po podpisaniu dokumentu System wyświetla podpisany dokument wraz z przyciskiem ‘Wyślij’ . Użytkownik wybiera przycisk ‘Wyślij’ a System przesyła go do jednostki organizacyjnej, w której prowadzona jest sprawa.
Dokument załącza się do sprawy i jest widoczny w sekcji ‘Wysłane’ w podglądzie przedmiotowej sprawy dostępnej z poziomu zakładki ‘Moje sprawy’ w menu głównym po lewej stronie.
Wylogowanie z MOR
Wylogowanie z systemu kończy pracę w Module obsługi spraw i rozliczeń oraz następuje przez świadome działanie Użytkownika lub po określonym czasie bezczynności (długość sesji 30 min – możliwym do zdefiniowania przez Administratora systemu) Użytkownika w systemie.
W celu wylogowania z aplikacji, Użytkownik naciska ikonę 
w prawym górnym rogu systemu.
Następnie system prezentuje możliwą dla Użytkownika listę z dostępnymi kontekstami pracy (o ile posiada dostęp do co najmniej jednego podmiotu) oraz przycisk ‘Wyloguj’ 
.
Po kliknięciu na przycisk ‘Wyloguj’ , Użytkownik traci dostęp do aplikacji a System wyświetla komunikat o wylogowaniu.
